Документы в облаках

В Самарском университете им. Королёва начинается переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Что это значит для каждого из нас? Как будет проходить переход? На эти и другие вопросы ответил проректор по цифровой трансформации Дмитрий Пашков.

– Дмитрий Евгеньевич, давайте начнём с простого. Что такое кадровый электронный документооборот?
– Если говорить просто, это перевод всего общения между работодателем и работником в цифру. Все заявления, дополнительные соглашения, трудовые договоры – всё, что сейчас мы подписываем на бумаге, – будут переведены в электронный вид. Подписание обеими сторонами также будет электронным.

– Звучит современно. А зачем нам это нужно?
– Главные причины – это скорость, удобство и простота. Пропадает необходимость лично приходить в отдел кадров с каждой бумажкой, что особенно актуально для тех, кто работает удалённо. Университет чувствует запрос на это от наших работников, особенно от молодых. Это веяние времени, которое позволяет избавиться от рутины. И считаю, что внедрение такого сервиса – это логичное продолжение цифровизации процессов управления университетом.

– То есть подписывать трудовой договор теперь не обязательно лично?
– Подписывать его обязательно! Но теперь – с помощью электронной подписи, сформированной в приложении "Госключ". По закону об электронной подписи такая подпись абсолютно равнозначна собственноручной, "синей". Закон даёт нам выбор: либо чернильная ручка, либо усиленная электронная подпись.

– Как будет проходить процедура перехода на КЭДО?
– В ближайшее время всем действующим работникам мы разошлём уведомления о введении КЭДО. На это уведомление нужно будет ответить согласием или отказом. Это право каждого. Ваш выбор необходимо будет подтвердить на бумаге, подписать и принести в отдел кадров. Для новых работников процедура такая же: при первичном оформлении в отделе кадров им предложат подписать бумажное согласие на работу в КЭДО.

– Важно: это добровольно?
– Да, переход – дело исключительно добровольное. Если кто-то сейчас не готов, он всегда сможет дать согласие позже. Кроме того, для некоторых категорий новых сотрудников (без трудового стажа до конца 2021 года) КЭДО будет обязательным по закону.

– С чего мы начнём? Какие процессы будут оцифрованы в первую очередь?
– КЭДО в университете начнёт вводиться с 1 декабря. Пока только для процесса первичного трудоустройства. Следующие на очереди – повторное трудоустройство (например, переоформление на новую должность) и подписание дополнительных соглашений к трудовому договору. У нас есть дорожная карта проекта на два года вперёд. Дальше мы планируем перевести в цифру заявления на отпуск, оформление командировок и другие кадровые процедуры. Мы будем постепенно добавлять новые возможности, чтобы вы на собственном опыте убедились, что это действительно удобно.

– Технические моменты. Какие-то документы при устройстве в университет можно предоставить в виде сканов?
– Практически все: паспорт, СНИЛС, документы об образовании, об учёной степени и звании. Система сама подскажет нужный набор документов в зависимости от должности, на которую претендует кандидат.

– Нужно ли сканировать документы или подойдёт фото с телефона?
– Фотографии, сделанные на телефон, вполне подходят! Главное, чтобы все реквизиты были хорошо читаемы. В системе есть специальные формы для загрузки фото или сканов.

– А как же подписание трудового договора? Это тоже будет онлайн?
– Да, абсолютно. Подписание будет проходить с помощью "Госключа" – мобильного приложения, которое разработало государство. Это максимально безопасный способ. Если у вас уже есть подтверждённая учётная запись на "Госуслугах", вы можете легко выпустить электронную подпись. Это бесплатно для всех граждан РФ.

– Уточните, пожалуйста, процесс подписания договора для нового сотрудника. Претендент на должность будет подгружать документы в личном кабинете на нашем сайте?
– Процесс устроен немного иначе, но очень логично. Давайте по порядку. Всё начинается не с кабинета на сайте, а с вашего диалога с будущим руководителем – заведующим кафедрой или начальником управления. Вы договариваетесь о трудоустройстве. После этого руководитель инициирует официальную процедуру: согласует вакансию и вносит ваши базовые данные (Ф. И. О., номер телефона и e-mail) в нашу систему. Как только это сделано, вы получаете на ваш телефон SMS с приглашением. Это не просто сообщение, а ссылка-приглашение, которое ведёт вас к следующему шагу.

А дальше – ключевой момент: для заполнения анкеты и загрузки документов вам нужно будет установить на смартфон мобильное приложение HR PRO, которое подключено к нашим серверам, на которых хранится вся система трудоустройства и кадрового электронного документооборота. Именно через него вы будете действовать дальше: введёте свой номер телефона, заполните анкету о себе и загрузите фотографии или сканы всех необходимых документов – паспорта, диплома, СНИЛС и других.

Таким образом, процесс максимально автоматизирован и сосредоточен в вашем телефоне. Вам не нужно самостоятельно искать на сайте нужный раздел – система сама придёт к вам с приглашением и проведёт через все этапы.

– Если все документы я загружаю электронно, зачем приходить в отдел кадров?
– При первичном трудоустройстве прийти нужно будет один раз – чтобы показать оригиналы всех загруженных документов. Это обязательный шаг, который гарантирует, что документы подлинные. Также при личном визите вы пройдёте необходимые инструктажи, которые по закону пока нельзя проводить онлайн.

– Будут ли автоматически подтягиваться справки, например об отсутствии судимости?
– Справку об отсутствии судимости можно запросить в электронном виде через "Госуслуги". Она придёт в ваш личный кабинет "Госуслуг" с усиленной квалифицированной электронной подписью, и её можно будет просто загрузить в нашу систему. Кадровики удалённо проверят её подлинность.

– И самый важный вопрос: как обеспечивается безопасность наших персональных данных?
– Мы используем "Госключ" – это государственная разработка, которая обеспечивает высочайший уровень защиты как самих данных, так и процесса подписания.

Что касается хранения, то все наши базы данных проходят регулярную процедуру архивирования и резервного копирования по всем классическим правилам IT-безопасности. Никто не даст стопроцентной гарантии от пожара, как в той же Южной Корее, но с бумажными документами риск даже выше: они хранятся в одном экземпляре. А электронные данные дублируются в нескольких местах, что делает их гораздо более сохранными.

– Спасибо за подробные ответы! Будем ждать новостей по проекту.

Текст: Елена Памурзина